この記事の目次

1. 業務効率化は「何を」効率化すれば良いのか
   1. ・ムリ：仕事量、スケジュールが無理のあるものになっていないか？
   2. ・ムダ：必要の無い作業を行ったり必要以上に時間をかけていないか？
   3. ・ムラ：一定の人や部署のみに負荷が掛かっていないか？
2. その前に考えておきたい事がありますよね？
3. まとめます。

こんにちは。今回はこちらの業務効率化についての記事の続きです。年末年始をまたいだので時間が空いてしまいました。

前回の記事の内容を簡単に説明すると、業務効率化を行う事は会社の利益を増やすことに繋がるという事でした。それを、働き方改革の内容を考察してその説明をしてみたのが前の記事です。要するに、労働生産性と業務効率化の関係について書きましたので、詳しく内容を知りたい方は一度お読み下さい。

では業務効率化について書いて行きたいと思います。

業務効率化とはコストカットである

業務効率化は前回の記事でも触れたとおり、労働生産性を上げるための手段の一つです。

これは、物的労働生産性を上げる場合でも付加価値労働生産性を上げる場合でも考える事が出来る手段です。なぜかと言うと、「業務」の「効率化」なので、売上でも生産量でも何かを上げる事から無駄を無くすということになるからです。言い換えれば、仕事を進めるためのプロセスから無駄を省いてスムーズに仕事を進められるようにするということです。「無駄を省く」ので、コストカットを行う事になります。

なので、業務効率化＝コストカットと言えます。モノのコストカットではなく、人の動きのコストカットをおこなうと言うことですね。

仕事を進めるためのプロセスから無駄を省くことを更に言い換えると、ムリ・ムダ・ムラを省き、時間的・費用的なコストカットを行うと言えます。なので、業務においてムリ・ムダ・ムラとなっているものは何かを考える事が、効率化を進める一歩です。

・ムリ：仕事量、スケジュールが無理のあるものになっていないか？

やっている作業量が元々勤務時間以上の時間が必要なものになっていないか、請負った仕事や依頼した仕事の期日が作業量から考えて十分かといったものについて考えます。

作業する従業員に対してムリがある仕事量やスケジュールは残業を産む結果となり、前の記事でも書きましたが、結果的に労働生産性を下げることになってしまいます。

・ムダ：必要の無い作業を行ったり必要以上に時間をかけていないか？

どの業務にも必要な作業はあります。とはいえ、そのような必要な作業ほど単純作業であったり、能力差の関係無い作業である場合がほとんどだというのが自分の実感です。なので、それを行うのに明らかな個人差が無いかどうかを測る事が必要です。

あと、これによくあるのが作業者の個人的なこだわりです。簡単な比較表が欲しいだけなのに、作成を依頼した表の色合いにやたらこだわるとかです。

または、必要だと思ってやっているが本来いらない作業もムダの中に入ります。これは以前は必要だったけど、今は必要じゃ無いという場合もあります。メール報告だけで良いのに別で紙ベースでも同じ事を書いているといった具合です。もちろん、そもそも不要な手順もあります。パソコンで作成した文章を何もせずにスキャナーを使用してPDF化するといった手順でしょうか。

・ムラ：一定の人や部署のみに負荷が掛かっていないか？

ある特定の人や部署に仕事が集中していて、仕事量の格差が生じていないかどうかについて考えます。

理想的な状況は、全員が同じ仕事量をこなして同様のスケジュールに分散出来ていることだと思います。実際取り組まれている業務がどのように分担されて行われているかや、仕事量の偏りが無いかについて考えます。

このムリ・ムダ・ムラについては聞いた事があると思いますが、意外と洗い出して改善に取り組むとすると見分けが難しかったりします。実際に作業している側はそれが当たり前だと思って作業しているので、気付かなかったりするわけです。自分もその経験はあります。

なので、実際に取り組んでいる人間だけではなく関わる全員（もしくは、会社全体）で洗い出す事で、ムリ・ムダ・ムラを見つけ出しやすくなります。業務効率化を行う＝労働生産性を上げる＝会社の利益になる、と考えると全員で洗い出しを行う意義はあると思います。

ここまでで、「じゃあ洗い出そう！」と思って貰えたら嬉しいですが、実際に行動に移せるのはすでに何かに対して問題意識を持っている方やぼんやりと自分がやっている作業に対して問題意識を持っている方だけだと思います。

その理由は、業務効率化の対象が明確になっているかどうかです。会社として業務効率化を行うのに、どの業務を効率的にすれば生産性が上がるかが明確に理解出来ているかどうかということです。もちろん、規模にもよると思います。個人の作業範囲の効率化を行うか、課として、部として、事業として、などで変わってきます。

なので、一つの方針としては、実際に利益が出ている箇所を対象にする事です。利益に直結する業務の効率化を見直すことで、利益を出す事自体を効率化することが出来るからです。例えば、営業マンの作業効率を上げる事を対象にするとか、何かの製造手順を効率的にするといったことでしょうか。労働生産性で言うと、物的労働生産性に近い事かもしれません。もちろん、事業によっては付加価値労働生産性に当てはまる場合もあるので、自分の事業で考えて見て下さい。

次に、利益に直結する作業を補佐する作業についての見直しです。例えば、分析するための月次報告の方法であったり、事務的なものをまとめる方法といったものです。これは付加価値労働生産性を上げる事に含まれてくるでしょう。

もちろん、個人で効率化を考えてそれを自分の所属する部署に統一させるという下からの動きも有りです。ですが、実施することで利益に繋がる事が分かっているならそこから手をつけるのが一番効率が良いのではないかと思います。

何回も同じ事を書いてしまった気がしますが、要するに数字に責任を持っている人が優先順位を把握して業務効率化を行う対象を見つける事が良いと思います。

業務効率化とはコストカットであると定義しやるべきことが、

・業務効率化の対象を決める
・対象と業務中のムリ、ムダ、ムラを洗い出す

という作業が必要であると言うことを、今回の記事では書きました。

業務効率化の対象の決め方も単純なものを書かせて頂きましたが、既に問題を抱えていると思われるところがある場合にはそちらに取り組んでも良いと思います。

今回の記事は自分が思うことで書いています。なので、間違いやそれは違うということがあれば下記問合せフォームからご連絡頂ければ嬉しいです。

さて、これで業務効率化の対象と効率化するべき部分がみつけられましたが、方法や施策がまだ残っています。これについては、次回書いてみようと思います。