業務効率化を実現可能にする6点の施策はこちら。

この記事の目次

まずは業務効率化の施策を6点上げます。
業務効率化の施策6点の内容を解説します。
業務効率化の6点を利用・整備するのに必要なこと。
まとめます。

こんにちは。前回、業務効率化とはコストカットであるということを書きました。そして、業務効率化の対象とムリ・ムダ・ムラの洗い出しを行うという所までを説明しました。

今回はその続きで、洗い出した後にする事について書いていきます。なので、今回はより実践的な業務効率化の思考方法についての記事となるように頑張ります。

では、早速始めましょう。

まずは業務効率化の施策を6点上げます。

業務効率化を行う上で考える方法・施策を6点上げます。

➀ムダな業務を改善する
②ITを導入する
③アウトソーシングの利用を検討する
④環境を整備する
⑤決裁権の分散を検討する
⑥業務効率化について教育する

業務効率化の対象に対して、この6点のうちどれを利用・整備するかを決めていくことが施策として効果的です。

業務効率化の施策6点の内容を解説します。

ここから、先に上げた業務効率化の為の6点を一つずつ考えて行きます。あくまで、業務効率化の対象とする業務を思い浮かべながら考えてみて下さい。

➀ムダな業務を改善する

業務効率化を行う対象業務から洗い出した、ムリ・ムダ・ムラを直接改善する施策です。

例えば、報告文章の作成という業務を考えた場合、提出させる文章の書式を統一させるとか、作成から提出までの流れをマニュアル化するといった事が考えられます。また、報告文書と同じ事を別の作業で記入または入力している場合、その同じ内容の記入・入力作業が一回で済む方法を考えることも改善に繋がります。

他にも改善点として考えたいのは、実際には必要のない作業の改善方法です。最近よく聞くのは会議の必要性と方法の改善といったところでしょうか。時間を過ごすだけの会議であったり、結論が出ない会議を行っていないか？ということです。

②ITの導入

ITの導入により業務効率化を行うことで、改善される項目は色々あります。少し上げても、作業時間の短縮、情報共有の効率化、意思決定の簡略化、電子データ管理による管理スペースの削減などです。

業務効率化の対象を効率化するのに必要なITツールを選択・使用する事で、上記の事は実現できますし、各IT企業が様々なツールを提供しているので、他にも実現可能なことがあるかも知れません。

当社の事例になりますが、現場作業員が行う現場作業日報を簡易的なWEBシステム化する事で、各作業員の帰る時間が約1時間早くなりました。また、各作業員の実作業時間を数値化することで、負荷が掛かる作業の見える化を行いムラが出ないようにしています。事務作業面で言えば、燃料代、交通費などの使用経費の管理の簡略化や、各項目の集計時間の短縮も行えています。その空いた時間で、現場作業員は翌日の準備や新規現場の打合せの時間にあてたり、事務作業で言えば他の分析するべき数値の検証を行う事に時間をかけることが出来る様になりました。

このようにITを導入する事により、業務効率化は実現出来ます。注意があるとすれば、ツールが優れていても、扱えなければ逆効果になってしまうことは、頭に入れておいた方が良いです。

③アウトソーシングの利用を検討する

アウトソーシングとは、外注することです。つまり、業務の一連の流れの中で、特定の業務を専門で請負っている企業や個人に委託するということです。これは、効率化しようとしている業務について、「その業務を行う目的は何か？」を把握することで、外部委託する項目や内容が決まります。

例えば、不動産営業マンの業務は顧客に物件を販売することが業務です。その中で、物件情報を載せたチラシを作成する事は、営業マンが行う必要はありません。なので、広告代理店に外注すると判断できます。自社のホームページに物件情報を掲載する場合にも、そのホームページの作成を外注できますし、物件情報の更新自体を外注しても良いかもしれません。

外部委託では無く、自社内の部門でも考えられると思います。営業部は自社の販売するモノを売り込みはしますが、製造する必要はありません。逆も言えます。

明らかに分かりやすい例にしてしまいましたが、もっと細かいことで必要なモノで同じ事があるかもしれません。ただ、外注してはいけない業務を外部委託してしまうと、二度手間になったり、逆に非効率になってしまうので注意が必要です。

④環境を整備する

業務効率化を行うときに環境整備を考える事で、まずは動線の改善を行う事が出来ます。動線とは人の動く流れの事です。物理的なモノの配置を効率的にする事で、一カ所に人が重複する事を避ける動きを作り出す事ができます。また、モノの管理自体も簡略化出来ます。どこに何があるかをはっきりとさせることで可能になります。

また、➀～③で上げた業務改善項目を行うのに必要な機器・設備を用意する事も上げられます。必要な機器・設備を用意する事で使用を進めたり教育する事が出来ます。使う事になれれば、個人で使いやすい状態を勝手に考えてさらに効率的になるかもしれません。

⑤決裁権の分散を検討する

決裁とは、権限のある者が部下の案に対して可否・採否を決めることを意味します。なので、決裁者が少なければ少ないほど、判断が遅くなり業務が遅れて行きます。この時間が掛かってしまうということは、ビジネスチャンスを逃す結果にもなりかねません。そもそも、業務効率化自体も遅れてしまうでしょう。

なので決裁権を持つ人を増やすこと自体が、業務効率化に繋がります。権限委譲を行っていきましょうと言うことです。とはいえ、何でもかんでも決裁権を渡してしまうと問題が起こります。なので、範囲と上限を決める事が必要になるかもしれません。職責の範囲や売買の決済の上限額などです。

⑥業務効率化について教育

④環境整備で書いたことにも通じますが、ここまでで書いてきた施策を実施することを決めたり、実際に行っていても、実際に業務に携わる人間が、意味や手順を理解していなければ、思った通りの業務効率化は行えないでしょう。

人間は基本的には変化を嫌います。トップダウンでは業務効率化にならない可能性もあるので、変化を受け入れてもらう必要があります。受け入れてもらうには、業務に対してなぜ変更を行い、どのような手順でやるかを教育することで可能になります。

業務効率化の6点を利用・整備するのに必要なこと。

業務効率化の施策のために上げた6点を利用・整備しましょうと書きましたが、実はそれぞれには密接な関係があることには気付いて頂けたでしょうか？ムダな業務の改善や環境整備、業務効率化のための教育については、業務効率化を行っていく上で必ず付いてきます。この業務効率化の施策6点を実施できれば、業務効率化の実現は目の前です。

しかし、業務効率化の施策6点を実施する前に行う必要がある事があります。それは業務の見える化という作業です。

要するに、業務効率化の対象としている業務の流れを見える様にするということです。これを行う事で、ぱっと思いつくもの以外にもムリ・ムダ・ムラを見つけ出すことが可能になり、改善が必要なポイントに合った施策を考える事が出来る様になります。手は掛かりますが、業務効率化を現実的なものにして実際の行動に移す内容も決めることが出来るので、実は最短の方法でもあります。